Quel outil pour mieux gérer la paie en entreprise ?
Dès le moment où une société embauche son premier employé, le dirigeant est amené à prendre en charge la gestion de la paie, ou à la confier à un prestataire. L’entrepreneur qui prend l’initiative de s’occuper en interne de cette gestion doit obligatoirement disposer d’un logiciel de paie conforme aux besoins de l’entreprise et à son activité. Pour y parvenir, il s’avère important d’opter pour le logiciel de paie adéquat. Restez sur ce guide jusqu’à la fin en vue de savoir quel outil choisir afin de mieux gérer la paie de votre société.
Plan de l'article
L’importance de bien choisir son logiciel de paie
La gestion de la paie est loin d’être une tâche aisée pour un entrepreneur ne possédant pas l’expertise nécessaire. Par ailleurs, c’est un travail régi par une réglementation rigoureuse incluant de nombreuses tâches administratives : élaboration des bulletins de paie, paiement des salaires, diffusion de la déclaration sociale, etc.
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Par la suite, pour une bonne gestion de la paie, il faut aussi prendre en considération plusieurs variables en constante évolution de même que des règles propres au domaine d’activité de votre société.
L’établissement des bulletins de paie peut largement être facilité quand on opte pour le logiciel de paie adéquat. Aussi, il y aura moins de risques d’erreurs lorsque vous vous servez d’un logiciel sûr et mis à jour. Comme vous l’aurez compris, il est impératif de vous informer en amont avant de procéder au choix d’un logiciel de paie quelconque.
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Conseils pour choisir un logiciel de paie
Découvrez dans les lignes qui suivent les éléments à considérer dans le choix de votre logiciel de paie.
La fiabilité de l’éditeur
Pour commencer, il faut veiller à ce que l’éditeur du logiciel soit digne de confiance et reconnu pour la qualité de ses services. Ce critère est essentiel pour bénéficier d’une utilisation optimale de l’outil et s’assurer par la même occasion que l’éditeur propose une version à jour et conforme aux normes relatives à la paie.
Il vous incombe tout de veiller à ce que le logiciel de paie soit régulièrement à jour par rapport aux réglementations les plus récentes, pour que vous soyez en phase avec les normes. L’éditeur sur lequel se portera votre choix doit être en mesure de proposer des innovations et fonctionnalités pratiques à chaque modification.
La simplicité d’utilisation
Un autre facteur à prendre en considération est la simplicité d’usage du logiciel de paie. En ce sens, il faut que celui-ci soit facile à paramétrer pour que vous soyez en mesure de l’adapter aux caractéristiques de votre activité.
Choisissez également un outil facile d’utilisation et qui vous permettra de gérer votre paie sans que vous ne soyez obligé de suivre une formation.
Les fonctionnalités du logiciel de paie
Les fonctionnalités du logiciel sont aussi d’une grande importance. Il est nécessaire que celui-ci soit en adéquation avec vos besoins : réalisation de bulletins de paie, gestion des congés, des absences…
Il faudra aussi vous assurer que le logiciel de paie peut être lié vos autres outils administratifs à l’image de votre logiciel de comptabilité par exemple.
Et pour finir, si vous souhaitez avoir un outil collaboratif et automatisé, pensez à vérifier les possibilités qui s’offrent à vous. Le logiciel peut automatiser l’expédition des bulletins de paie, permettre un accès aux employés concernant la demande de congés, la gestion des notes de frais…
Le service d’assistance
Vérifiez que l’éditeur de votre logiciel de paie met à votre disposition un service d’assistance en cas de problème. Vous devez pouvoir accéder à un service support réactif et compétent, pouvant vous aider.
Par ailleurs, si vous souhaitez bénéficier d’une assistance de la part d’un conseiller en vue de vous aider sur la gestion de votre paie, assurez-vous que cette option est bien incluse dans l’abonnement souscrit.
Le type de logiciel
Le mode d’usage du logiciel est aussi un facteur à ne pas négliger : monoposte, en ligne, multi accès… La sélection d’un outil monoposte sera synonyme de soucis au cas où il y aurait un dysfonctionnement de l’ordinateur.
Si vous envisagez de choisir un logiciel de paie monoposte, il faudra verrouiller convenablement l’accès en vue de préserver les données confidentielles que comporte l’outil. Un logiciel de paie en ligne vous donne l’avantage de travailler à partir de n’importe quel poste et même d’échanger à distance avec votre expert-comptable. Par exemple, ce dernier peut prendre en charge le paramétrage de l’outil de paie, faire la vérification d’un élément selon vos besoins, etc.
