Trokers

Pour réussir en tant qu’entrepreneur, vous devez être suffisamment inspiré pour vraiment vouloir faire prospérer votre entreprise. Mais l’inspiration ne vient pas toujours en étant assis derrière un ordinateur. Parfois, vous avez besoin de trouver d’autres sources d’inspiration, à la fois extérieures et intérieures.

Tenir un journal

Combien de fois avez-vous eu une idée fabuleuse, pour finalement oublier ce que c’était le jour suivant ? C’est pourquoi les entrepreneurs qui réussissent tiennent des journaux. Lorsqu’ils ont de bonnes idées, ils les notent, même si elles ne sont pas destinées à quelque chose qu’ils feront dans un avenir très proche. Vous pouvez garder un carnet de notes avec vous pour noter vos idées au fur et à mesure qu’elles vous parviennent, ou même un tableau blanc dans votre bureau pour noter vos idées afin qu’elles soient juste en face de vous. Certaines idées peuvent même sembler folles, mais vous ne savez jamais ce que vous pourrez en faire à plus tard, aussi folles qu’elles puissent l’être maintenant.

Aimer la lecture

La plupart des entrepreneurs qui réussissent lisent, mais ils ne lisent pas toujours des livres et des magazines qui sont consacrés spécifiquement à leur industrie. La lecture d’un roman peut même vous aider à vous inspirer. Tout ce que vous lisez peut inspirer votre esprit à être créatif et à trouver des idées assez étonnantes pour votre entreprise. Parfois, ils prennent des risques avec les idées qui s’inspirent de ce qu’ils ont lu, mais cela fait partie de l’esprit d’entreprise.

Utiliser la créativité

Beaucoup d’entrepreneurs sont des gens créatifs, et ils utilisent leur créativité pour s’inspirer. Si vous êtes un artiste, dessinez ou peignez quelque chose. Si vous aimez la musique, vous pourriez peut-être transformer cet amour en créativité et commencer à composer votre propre musique.

La créativité vous inspire la passion et vous permet de sortir des sentiers battus en regardant vers un avenir des possibilités uniques que leur concurrent n’a jamais imaginé. La créativité est ce qui a inspiré “Apple” à créer une interface conviviale sur ses machines. 

Savoir se détendre

Le fait de travailler et de négliger les loisirs engendre la nervosité et le stress. Vous avez besoin de prendre un peu de temps pour vous détendre et profiter d’un peu de calme. Vous avez également besoin de vous relaxer dans un endroit calme et sans interruption. Lorsque vous êtes constamment bombardé d’appels téléphoniques, de gens qui entrent et sortent de votre bureau, etc., vous ne pouvez pas réellement vous concentrer. Lorsque vous vous rendez dans un endroit tranquille pour vous détendre ou même pour faire une promenade, vous constaterez probablement que vous êtes capable de vous vider la tête et que vous pouvez ensuite vous concentrer sur ce que vous devez faire.

Avoir une vision globale

Beaucoup d’entrepreneurs prennent la mauvaise habitude de ne pas regarder ce qui se passe dans le monde qui les entoure et de se concentrer strictement sur le côté commercial des choses. Malheureusement pour eux, le monde change rapidement et ils doivent surveiller ce qui se passe pour que leurs entreprises puissent aussi aller de l’avant. Commencez à regarder autour de vous, les gens de votre quartier, de votre bureau, etc. Trouvez ce que les gens veulent vraiment et ce dont ils ont besoin, et trouvez un moyen de combler un créneau qui n’est pas comblé par les entrepreneurs qui ne voient pas le monde qui les entoure.

Communiquer avec votre enfant intérieur

Vous n’avez pas besoin d’être enfantin pour être connecté avec votre enfant intérieur. Et, une fois que vous aurez trouvé ce lien, vous commencerez peut-être à voir beaucoup de choses sous un autre jour. Lorsque vous avez des réflexions proches de celles d’un enfant (et non des pensées enfantines), vous commencez à simplifier les choses, et cela peut vous donner l’élan dont vous avez besoin pour accomplir les choses. Essentiellement, vous allez faire les choses comme un enfant le ferait, sans trop compliquer les choses. Vous commencerez aussi à devenir plus créatif. Laissez libre cours à votre imagination, car vous ne savez jamais où elle peut vous mener. Votre imagination pourrait être la clé du succès de votre entreprise.   

Le rapport incohérent sur les dépenses d’entreprise est une histoire vieux comme le monde. Ce n’est un secret pour personne que la carte de crédit de l’entreprise est souvent utilisée comme si elle était sans limite pour impressionner les clients. Certains employés ne semblent tout simplement pas comprendre qu’il y a (et devrait y avoir) des limites aux dépenses des entreprises. Clubs masculins, matchs de basket-ball, soirées poker, restaurants étoilés au Michelin, c’est incroyable ce que certains employés ont essayé de dépenser au cours de leurs déplacements professionnels. Bien qu’il y ait des limites aux dépenses des entreprises, il n’y a pas de limites à ce que certaines personnes jugent approprié aux dépenses.

Voici quelques exemples de dépassements réalisés par certains employés.

Un voyage spontané dans la forêt tropicale

Une directrice des ressources humaines dans une société de Conseils juridiques, a vu un employé quitter la ville où il était censé recevoir des clients.

“Une fois, j’ai demandé à un employé de me faire parvenir une dépense de 1000 euros pour avoir pris une limousine privée dans une forêt tropicale à trois heures de la ville où il était censé recevoir des clients,” dit-elle. “De toute évidence, cet employé a été congédié sur présentation de ce rapport de dépenses. Surcharger un rapport de dépenses, c’est comme un détournement de fonds… C’est illégal.” 

Violer un budget pré-approuvé de 2 000 euros 

Mathieu Schmidt, le PDG d’une grande entreprise, a travaillé comme conseiller financier pour une grande institution financière. Au début de sa carrière au sein de l’entreprise, des rumeurs ont fait surface après le licenciement brutal d’un collègue. Au fur et à mesure que les détails sont apparus, Schmidt et tous les autres employés de l’entreprise ont compris ce qui s’était passé.

“Il a utilisé la carte d’entreprise pour organiser un Happy Hour pour ses clients et prospects”, a déclaré M. Schmidt. “Tout cela a été pré-approuvé à l’avance, y compris, je crois, une limite allant jusqu’à 1800 euros… Mon collègue a organisé un événement dans un club d’hommes et quand l’institution financière a reçu la déclaration, on lui a montré la porte.”

Les malheurs de la concurrence ?

La concurrence dans le monde des affaires peut pousser les gens à faire des choses folles. Daniel Herman, cofondateur d’une société de Conseil Financier, a travaillé pour un cabinet de conseil en énergie. Trois associés étaient en lice pour le poste de PDG, et un candidat “s’est déchaîné avec les dépenses”.

Il a commencé à séjourner dans des hôtels de luxe, comme l’hôtel Adlon à Berlin. Il ” invitait également les clients et prospects dans des restaurants étoilés au Michelin “, a déclaré M. Herman. “Comme tous les endroits où vous avez toujours voulu aller, mais où vous n’iriez jamais dans les limites du raisonnable. Les dépenses comprenaient des bouteilles de vin pour plusieurs centaines d’euros. Il s’est aussi avéré que certains clients ou clients potentiels ne travaillaient même pas dans l’industrie de l’énergie, probablement juste quelques-uns de ses amis.”

Pourquoi la fraude sur les dépenses est importante et à quoi elle ressemble ?

Le fait de dépenser des montants excessifs, ou simplement de rembourrer des achats normaux, peut avoir un impact important sur les petites entreprises. Les experts ont constaté que le remboursement des dépenses représente 14,5 % de la fraude commerciale. Cela signifie que les entreprises de toutes tailles doivent rester à l’affût pour s’assurer que les notes de frais sont exactes et honnêtes. La fraude par déclaration de dépenses peut prendre plusieurs formes différentes, y compris le rembourrage des dépenses existantes ou la facturation d’achats fictifs.

Le remplissage des rapports existants

Le rembourrage des notes de frais consiste soit à ajouter des coûts à un achat existant, soit à opter inutilement pour des produits ou des services plus coûteux.

Il peut s’agir d’ajouter un pourboire lorsque le pourboire est déjà inclus pour un repas, d’aller dans un restaurant inutilement haut de gamme, ou d’opter pour un service de limousine lorsque les transports publics ou un taxi suffirait. Rembourrer des rapports existants signifie réclamer un article ou un service dont le coût est plus élevé que dans un rapport de dépenses. Une bonne gestion des reçus et l’exigence d’une trace écrite avec les employés peuvent aider dans ces deux cas.

Les achats fictifs

Des achats fictifs se produisent lorsqu’un employé engage des dépenses personnelles au nom de l’entreprise ou prétend acheter quelque chose qu’il n’a jamais réellement acheté. Ce genre de situation se produit souvent lorsque les employés modifient ou falsifient des reçus lorsqu’ils remplissent leurs notes de frais.

Comment éviter la fraude sur les dépenses ?

La fraude dans les notes de frais peut sembler un problème évident à combattre ; pourquoi ne pas simplement demander des comptes aux employés lorsqu’ils dépassent leurs limites ? Dans les grandes entreprises, cela peut être plus facile à dire qu’à faire. Toutefois, même les petites entreprises peuvent avoir de la difficulté à demander des comptes aux gens et à appliquer une politique raisonnable et légitime en matière de rapports de dépenses.

Définir et mettre en œuvre clairement une stratégie peut être la meilleure première étape vers la gestion de la fraude dans les rapports de dépenses. Un langage vague dans les manuels des employés, ou des règles et réglementations établies pour respecter les directives fiscales ou d’audit plutôt que les directives éthiques de l’entreprise, peut fournir de nombreuses opportunités de confusion et de malice en ce qui concerne les notes de frais. Définir votre politique représente la moitié du combat et sa mise en œuvre peut constituer l’un de vos plus grands défis. Comme pour la plupart des stratégies d’entreprise, il est essentiel de tenir les gestionnaires responsables de ces stratégies. Si vos responsables ne vont pas respecter une politique de dépenses raisonnables, il est peu probable que l’un de vos autres employés le fasse.

En fin de compte, protéger votre entreprise contre la fraude liée aux notes de frais revient à gérer les attentes des employés et à rester vigilant face aux dépenses de ceux-ci.  

En tant que planificateur d’événements, il est essentiel de respecter le budget de votre client. Et pour ce faire, vous avez besoin d’un budget détaillé de l’événement sur lequel vous et votre client vous vous entendrez. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un novice, tenir un budget pour l’événementiel vous aidera à rester organisé et préparé à toute demande de renseignements de la part de vos clients, tout en vous évitant de dépasser votre budget.

Les aspects importants dans l’élaboration d’un budget événementiel

Pour un événement de base, tel qu’un séminaire ou un dîner, Excel ou d’autres tableurs peuvent être utiles. Énumérez les quatre catégories suivantes en haut de la page : articles, dépenses prévues, dépenses réelles, détails. À partir de là, vous n’avez qu’à remplir la feuille de calcul et à la gérer comme n’importe quelle autre partie de votre entreprise.

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  Suivez les coûts de location du site. 
  
  Lorsque vous planifiez l’événement et que vous rencontrez le directeur des ventes de votre établissement, faites le suivi de tous les frais de location prévus pour l’événement et l’espace de réception, l’entretien ménager, la manutention des bagages et les dépenses connexes.
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  Estimez les coûts de restauration. 
  
  Cela comprend tous les frais de nourriture et de boisson, y compris les gratifications et les pourboires, qui peuvent représenter jusqu’à 30 pour cent. Les budgets de restauration peuvent gonfler ou rétrécir. Et les gérer avec soin est une bonne idée, car ils peuvent être une excellente source d’économies.
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  Évaluez les frais de transport. 
  
  Cela comprend les navettes, les autocars, les transferts d’événements et toutes les dépenses connexes. N’oubliez pas les assurances, le carburant, les péages ou les remorques si nécessaire.
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  Ajoutez les dépenses de décoration. 
  
  La plupart des événements comprennent les dépenses de décoration, comme les centres de table, les fleurs, la location de tentes, etc. C’est ici que vous dressez la liste de ces coûts.
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  Documentez les frais de divertissement et d’équipement. 
  
  Les dépenses courantes dans cette catégorie comprennent l’équipement audiovisuel, mais c’est aussi un bon endroit pour inscrire les honoraires des conférenciers ou si vous embauchez des animateurs.
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  Résumez les frais d’impression. 
  
  En fait, plusieurs petits postes de dépenses se combinent pour former un poste de dépenses plus important. Il s’agit notamment d’invitations, d’insignes nominatifs, de livrets de programme, d’affiches d’événements et de bannières.
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  Créez un poste individuel pour les cadeaux. 
  
  Un conseil courant est de ne jamais permettre à un invité de partir les mains vides. Ainsi, quel que soit le ou les cadeaux que vous offrez, faites le suivi du coût de ces articles séparément, vous seriez surpris de voir combien ils peuvent coûter.
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  Déterminez les dépenses liées aux activités. 
  
  Si votre événement comprend des activités comme le golf, le tennis, le spa, le rafting, le vélo ou d’autres activités, vous devrez noter le coût de ces frais séparément. Songez à résumer le coût total dans votre tableur et à joindre une ventilation.
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  Comptabilisez les autres dépenses. 
  
  Si une dépense n’entre dans aucune des catégories ci-dessus, inscrivez-la comme dépense diverse ici.
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  Offrez-vous une catégorie de fonds de prévoyance. 
  
  Selon la taille ou la complexité d’un événement, vous devrez peut-être vous donner jusqu’à 20 % du budget de l’événement. Malgré la meilleure planification, les frais vont dépasser les plans projetés avec des dépenses que vous oubliez de prendre en compte. Cela vous évitera de dépasser votre budget à chaque fois.
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  Résumez les dépenses prévues. 
  
  Au fur et à mesure que vous construisez votre programme d’événement, vous aurez une bonne projection des dépenses totales. C’est l’information que vous partagerez avec le client de l’événement pour vous assurer qu’il est au courant du budget de l’événement afin qu’il n’y ait pas de surprises plus tard.
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  Résumez les dépenses réelles. 
  
  Cela se produit après la fin de l’événement. Faites le total partiel des factures dans les 10 catégories ci-dessus et documentez le budget réel. Si la situation est extrêmement favorable, identifiez les économies réalisées par rapport au budget prévu en démontrant la valeur que vous avez apportée à ce rôle.