Les meilleurs moyens pour protéger la vie privée de ses salariés

Assurer la protection de la vie privée de vos salariés en garantissant la protection des données, permet d’installer un climat de confiance et de renforcer les liens. De plus, avec le développement des nouvelles technologies, les questions relatives à la sécurité des données sont de plus en plus nombreuses. Mais comment garantir le respect de la vie privée de la personne concernée ?

Assurer une meilleure gestion avec vos collaborateurs

Il est nécessaire de réaliser un traitement des données des salariés afin de faire un suivi régulier au sein de votre entreprise. Cela peut être pour la tenue d’un registre du personnel, pour le gérer administrativement, pour organiser le travail ou encore pour les déclarations sociales. 

A découvrir également : Quel est le taux préférentiel Banque du Canada ?

Par contre, dans l’intérêt légitime des personnes concernées, il ne faut utiliser que les informations essentielles et éviter les traitements de données sensibles. Il est vrai que vous avez sûrement plusieurs données à caractère personnel sur vos clients :

• Coordonnées bancaires ;
• Numéro de sécu ;
• Adresse email… Il faut juste s’assurer de leur garantir un niveau de protection élevé des données à caractère personnel recueillies.

Toutes les actions sur les données collectées ou les données sensibles, doivent être enregistrées. N’oubliez pas d’informer vos collaborateurs quand la collecte de données se fait. Et surtout, gardez en tête que selon l’autorité de contrôle ou la Cnil (Commission Nationale Informatique et libertés), les salariés peuvent vous demander à chaque instant une copie des données collectées. 

A lire également : Pourquoi opter pour des comparateurs de banque en ligne ?

Bien évidemment, selon le règlement général sur la protection des données à caractère personnel, chaque personne physique dispose de multiples droits quant à leurs informations personnelles :

• Droit à la limitation ;
• Droit d’opposition ;
• Droit à l’effacement ;
• Droit à la rectification…

Ces droits des personnes doivent être respectées pour garantir la mise en conformité avec le règlement européen. 

Les limites au contrôle de l’activité de ses salariés

Le code du travail admet la possibilité de contrôler les données de ses employés et leur activité. Par contre, le responsable du traitement et ses sous-traitants, s’activent pour éviter toute violation de données et pour garantir que les finalités pour lesquelles les données sont traitées sont bien respectées. Lire cet article pour en savoir plus sur le droit des personnes rgpd. 

Ne pas abuser de ses pouvoirs

La surveillance doit avant tout reposer sur l’intérêt légitime de la société. De plus, les salariés ne doivent pas être mis sous surveillance en tout temps. Un outil qui sera utilisé dans un but précis, ne doit pas être utilisé dans un autre objectif caché.

Etre transparent

Pour protéger les personnes physiques, il faut à tout prix consulter les instances représentatives quand elles existent. Les employés doivent aussi être informés par le dpo ou le délégué à la protection des données, en ce qui concerne la mise en place d’un dispositif de surveillance par exemple. Dépendamment des technologies que vous utilisez pour assurer un contrôle, des règles spécifiques peuvent être appliquées. 

Savoir former ses collaborateurs

C’est une obligation légale que de former ses collaborateurs. La protection des données personnelles requiert une sensibilisation au quotidien de la part du responsable du traitement et du sous-traitant. Aussi, tous les employés doivent être sensibilisées à cette question. 

3 points d’attention méritent d’être mis en avant :

• Sensibilisez sur le consentement des personnes et leurs droits, afin que les demandes reçues soient bien identifiées et les règles adaptées appliquées ;
• Sensibilisez sur les règles internes en ce qui concerne la gestion des données personnelles : on ne peut pas accéder aux données personnelles ;
• Sensibilisez sur les règles élémentaires de sécurité en tout temps.