Que signifient les rapports de dépenses exorbitants pour les entreprises ?

Le rapport incohérent sur les dépenses d’entreprise est une histoire vieux comme le monde. Ce n’est un secret pour personne que la carte de crédit de l’entreprise est souvent utilisée comme si elle était sans limite pour impressionner les clients. Certains employés ne semblent tout simplement pas comprendre qu’il y a (et devrait y avoir) des limites aux dépenses des entreprises. Clubs masculins, matchs de basket-ball, soirées poker, restaurants étoilés au Michelin, c’est incroyable ce que certains employés ont essayé de dépenser au cours de leurs déplacements professionnels. Bien qu’il y ait des limites aux dépenses des entreprises, il n’y a pas de limites à ce que certaines personnes jugent approprié aux dépenses.

Voici quelques exemples de dépassements réalisés par certains employés.

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Un voyage spontané dans la forêt tropicale

Une directrice des ressources humaines dans une société de Conseils juridiques, a vu un employé quitter la ville où il était censé recevoir des clients.

“Une fois, j’ai demandé à un employé de me faire parvenir une dépense de 1000 euros pour avoir pris une limousine privée dans une forêt tropicale à trois heures de la ville où il était censé recevoir des clients,” dit-elle. “De toute évidence, cet employé a été congédié sur présentation de ce rapport de dépenses. Surcharger un rapport de dépenses, c’est comme un détournement de fonds… C’est illégal.” 

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Violer un budget pré-approuvé de 2 000 euros 

Mathieu Schmidt, le PDG d’une grande entreprise, a travaillé comme conseiller financier pour une grande institution financière. Au début de sa carrière au sein de l’entreprise, des rumeurs ont fait surface après le licenciement brutal d’un collègue. Au fur et à mesure que les détails sont apparus, Schmidt et tous les autres employés de l’entreprise ont compris ce qui s’était passé.

“Il a utilisé la carte d’entreprise pour organiser un Happy Hour pour ses clients et prospects”, a déclaré M. Schmidt. “Tout cela a été pré-approuvé à l’avance, y compris, je crois, une limite allant jusqu’à 1800 euros… Mon collègue a organisé un événement dans un club d’hommes et quand l’institution financière a reçu la déclaration, on lui a montré la porte.”

Les malheurs de la concurrence ?

La concurrence dans le monde des affaires peut pousser les gens à faire des choses folles. Daniel Herman, cofondateur d’une société de Conseil Financier, a travaillé pour un cabinet de conseil en énergie. Trois associés étaient en lice pour le poste de PDG, et un candidat “s’est déchaîné avec les dépenses”.

Il a commencé à séjourner dans des hôtels de luxe, comme l’hôtel Adlon à Berlin. Il ” invitait également les clients et prospects dans des restaurants étoilés au Michelin “, a déclaré M. Herman. “Comme tous les endroits où vous avez toujours voulu aller, mais où vous n’iriez jamais dans les limites du raisonnable. Les dépenses comprenaient des bouteilles de vin pour plusieurs centaines d’euros. Il s’est aussi avéré que certains clients ou clients potentiels ne travaillaient même pas dans l’industrie de l’énergie, probablement juste quelques-uns de ses amis.”

Pourquoi la fraude sur les dépenses est importante et à quoi elle ressemble ?

Le fait de dépenser des montants excessifs, ou simplement de rembourrer des achats normaux, peut avoir un impact important sur les petites entreprises. Les experts ont constaté que le remboursement des dépenses représente 14,5 % de la fraude commerciale. Cela signifie que les entreprises de toutes tailles doivent rester à l’affût pour s’assurer que les notes de frais sont exactes et honnêtes. La fraude par déclaration de dépenses peut prendre plusieurs formes différentes, y compris le rembourrage des dépenses existantes ou la facturation d’achats fictifs.

Le remplissage des rapports existants

Le rembourrage des notes de frais consiste soit à ajouter des coûts à un achat existant, soit à opter inutilement pour des produits ou des services plus coûteux.

Il peut s’agir d’ajouter un pourboire lorsque le pourboire est déjà inclus pour un repas, d’aller dans un restaurant inutilement haut de gamme, ou d’opter pour un service de limousine lorsque les transports publics ou un taxi suffirait. Rembourrer des rapports existants signifie réclamer un article ou un service dont le coût est plus élevé que dans un rapport de dépenses. Une bonne gestion des reçus et l’exigence d’une trace écrite avec les employés peuvent aider dans ces deux cas.

Les achats fictifs

Des achats fictifs se produisent lorsqu’un employé engage des dépenses personnelles au nom de l’entreprise ou prétend acheter quelque chose qu’il n’a jamais réellement acheté. Ce genre de situation se produit souvent lorsque les employés modifient ou falsifient des reçus lorsqu’ils remplissent leurs notes de frais.

Comment éviter la fraude sur les dépenses ?

La fraude dans les notes de frais peut sembler un problème évident à combattre ; pourquoi ne pas simplement demander des comptes aux employés lorsqu’ils dépassent leurs limites ? Dans les grandes entreprises, cela peut être plus facile à dire qu’à faire. Toutefois, même les petites entreprises peuvent avoir de la difficulté à demander des comptes aux gens et à appliquer une politique raisonnable et légitime en matière de rapports de dépenses.

Définir et mettre en œuvre clairement une stratégie peut être la meilleure première étape vers la gestion de la fraude dans les rapports de dépenses. Un langage vague dans les manuels des employés, ou des règles et réglementations établies pour respecter les directives fiscales ou d’audit plutôt que les directives éthiques de l’entreprise, peut fournir de nombreuses opportunités de confusion et de malice en ce qui concerne les notes de frais. Définir votre politique représente la moitié du combat et sa mise en œuvre peut constituer l’un de vos plus grands défis. Comme pour la plupart des stratégies d’entreprise, il est essentiel de tenir les gestionnaires responsables de ces stratégies. Si vos responsables ne vont pas respecter une politique de dépenses raisonnables, il est peu probable que l’un de vos autres employés le fasse.

En fin de compte, protéger votre entreprise contre la fraude liée aux notes de frais revient à gérer les attentes des employés et à rester vigilant face aux dépenses de ceux-ci.