Pourquoi adopter le logiciel ged au sein de votre entreprise ?

Envie de suivre les tendances de la dématérialisation au sein de votre entreprise ? Dans ce cadre, le logiciel ged ou gestion électronique de documents pourrait vous convenir. En effet, le concept de la digitalisation véhiculé par cet outil informatique s’avère être pratique dans la simplification de l’administration en entreprise. Par ailleurs, explorez dans ce guide les autres avantages de ce logiciel.

Utilisez le logiciel ged : pour améliorer la gestion des clients

 En pleine transformation numérique, l’émergence d’une multitude d’outils de gestion se fait remarquer dans les entreprises. Entre autres, le logiciel ged ou « Gestion Electronique des Documents » désigne un système informatique ayant pour principale fonction d’aider à l’organisation des documents au sein d’une entreprise. En effet, grâce cette technologie de dématérialisation, vous serez en mesure de contribuer à l’amélioration de la gestion de vos clients.

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Dans cette optique, la technique de numérisation de vos documents permet de faciliter le processus de facturation. Pour ce faire, un circuit d’approbation peut être établi afin que vos clients puissent y accéder depuis leurs appareils mobiles. De cette manière, vous réduirez considérablement les risques de pertes et d’erreurs.

Pour optimiser le processus d’archivage 

La conservation des documents en entreprise est essentielle pour d’éventuelle nécessité de preuves dans le futur. Dans ce contexte, l’archivage électronique représente une solution éprouvée pour préserver les informations relatives à votre activité. Face à ce besoin, l’adoption du logiciel ged est envisageable pour bénéficier d’un espace de stockage virtuel sécurisé.

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En effet, en misant sur cet outil, vous aurez l’opportunité de définir les critères de classification de vos documents. Ainsi, vous pourrez disposer d’une source de données exhaustive dont la consultation peut s’exécuter à tout moment. Pour ce faire, il vous suffira d’entrer des mots-clés ou sélectionner les caractéristiques et la nature du document pour le retrouver.

Pour sécuriser efficacement des données 

Un des meilleurs atouts du logiciel ged réside dans sa capacité à offrir une sécurité optimale à vos données d’entreprise. Dans cette optique, son espace de stockage met à disposition de votre entreprise un haut niveau de protection contre les failles informatiques et les attaques. Ainsi, cet outil possède un système permettant de bloquer la fuite des documents et minimisera ainsi les risques d’intrusion et de vol de documents. 

En outre, à l’opposé de la documentation physique, le logiciel ged supprime tous les risques de perte ou de détérioration des documents. En effet, leur disponibilité en ligne facilitera leur mise à jour simultanée, opérée par les collaborateurs. 

Pour opérer une gestion écoresponsable

L’utilisation de document physique est non seulement susceptible d’envahir votre espace de travail mais aussi de favoriser la production de papier. En effet, pour votre information, environ 2500 feuilles de papier sont en moyenne utilisées chaque année par les employés en France. Dans ce contexte, la conception du logiciel ged constitue une avancée pertinente vers le principe du « zéro papier ». 

En adoptant les notions de Green IT ou de Numérique Responsable, vous réussirez à établir une stratégie d’entreprise plus verte et respectueuse de l’environnement. De cette manière, vous parviendrez positivement à assainir et renforcer l’image de marque de votre entreprise.

Pour réduire les coûts relatifs au logistique

La mise en œuvre de la solution proposée par le logiciel ged représente une alternative pouvant vous permettre de réduire les coûts logistiques de votre entreprise. En effet, en recourant à la dématérialisation, vous diminuerez de façon importante :

• La consommation de papier ;
• L’usage d’encre ;
• Le volume d’archivage physique ;
• Etc.

Par ailleurs, la manipulation de ce logiciel vous permettra pareillement de faire un gain de temps dans le traitement des documents.